公司年会筹备九大项目及责任分工
项目一：
参加人员名单确定
1.12日以前统计出参加名单，交给何组长。
2.按名单，22日以前做好胸牌（“没明确表示不来的”都做，另准备10%空白胸牌）
3.挖掘5-8人的鲜活事迹资料和年度工作总结计划材料，以备讲话发言用
项目二：
嘉宾发言意向沟通
1.15日前，确认现场如何分组，按分组确认哪些人发言，共确认10个人左右;
2.每组确认两个召集人（或联络人），由他们主持发言。
3.与预选发言嘉宾逐一沟通，确认发言意愿、时长和内容准备。
年会现场项目三：
礼品准备、现场设施布置
1.20日之前，与会务组成员沟通，明确礼品袋要装哪些物品
2.22日晚18：00，全体在会议室集合（有简餐），一起分装
3.23日上午8：30，到二楼报告厅，检查音响灯光空调等设施，布置现场
4.23日中午12：10，到二楼报告厅（有简餐），重新布置现场，调试检查，确认
5.会务组成员现场协调，落实组长或副组长检查确认
项目四：
年会现场服务准备
1.21日之前，与会务组成员沟通，确认接待事宜，了解签到表、留言册、用餐、用车、住宿、贵宾室等准备情况，协助会务组成员完成相关准备工作。
2.23日上午，负责签到、留言、发胸牌、引导嘉宾就座、照相等
3.23日中午以前，最终确认能够参加晚宴的嘉宾、同事、召集人，确认名单，准备签到；
4.23日下午，年会现场，维护现场秩序
v按照会务组成员安排，配合会务执行组长和副组长
项目五：
特邀嘉宾园区游览指引
1.22日之前，提前熟悉园区路线情况，自备一面小旗子，
2.23日上午，引导已经报过名的嘉宾游览园区（在报告厅外，按嘉宾咨询，为其指引方向）
v具体安排，直接与赵组长沟通
项目六：
晚宴主持与服务
1.安排主持人选、致辞人选
2.提前准备主持词、致辞稿，并组织演练
3.晚宴由韩副组长统筹安排，另行制定详细方案
精彩年会项目七：
对外宣传报道安排
1.上午8：30，到二楼会客厅，安排摄影写稿等事宜，落实服务事宜
2.上午11：00，接待到场的媒体朋友，提供相关资料，安排其用餐
3.中午12：10，到二楼报告厅（有简餐），确认摄影位置、角度等
4.下午，配合媒体搞好创新项目介绍、宣传稿解读、采访公司领导等工作
5.全部活动结束后，整理现场，确认宣传稿、图片、视频内容
项目八：
社会责任战略合作及座谈服务
1.协助做好社会责任战略合作相关工作，准备出席人员、签字本等
2.协调签约室VIP服务，保证各个环节衔接完美
3.下午活动结束后，组长召集，引导公司领导和嘉宾进入签约室
具体签字活动组织方案，由冯副组长落实。
项目九：
后勤保障、物料准备
1.20日之前，完成物资准备，如横幅、投影、席卡、矿泉水、标语等，节目表演用品由青年协会另行安排。
2.22日下午，所有物料全部运输到位，并逐一检查，各负其责。
v按照何组长确定的清单和时间节点进行准备
会场服务特别事项提醒
秘书处负责
1.23日上午安排三人，搞好先到嘉宾接待，分别到、、参观公司成就展；
2.23日上午安排两人，召集来演练的表演人员分别到、演练。
外联部负责
1.落实与会人员接应，特别是外来嘉宾接待各项事宜，持续更新清单
2.18日之前，确认所有资料信息，保证文字、图片无误，报何组长
3.配合会务组成员完成签约本的准备、应急沟通、现场礼品发放等工作
4.22日晚、23日白天、24日白三个时间段，各安排2名同事到现场协助
财务部负责
除了年会费用外，协助解决会务组同事因工作发生的相关费用，如简餐等。
宣传部负责
1.23日上午，安排四人，分两组，选择嘉宾进行采访，安排两人负责为嘉宾照相。
2.24日，配合会务组成员，做好合影准备
3.安排专人记录，写好通讯报道，注意外宣与保密的平衡
注意事项
1、上午服务的同事一律8：20以前到现场，早餐自行解决；
2、中午用简餐一律在会议室，如无意外则时间定为12：20。
3、如果临时有事，的确不能参加，请向所在部门部长请假，并找一个人替代自己。
4、所有会务组成员，请提前熟悉活动流程和具体安排，如有疑问，提前沟通。